Datenschutzerklärung

Datenschutzinformationen für „Microsoft Teams“

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Für die Verarbeitung verantwortlich ist:
Stiftung CSP e.V.

Geschäftsführerin: Frau Dr. Buschmeier

Johannes-Albers-Allee 3

53639 Königswinter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie mit der Mail:  

Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

Bei „Microsoft Teams“ handelt es sich in um eine in Office 365 integrierte Kommunikationslösung auf Chat-Basis, in der sich Unternehmen, Teams, Abteilungen, Projektgruppen oder auch Nutzer direkt vernetzen können. Teams stellt dazu verschiedene Chat-Kanäle zur Verfügung, kann Online-Meetings unterstützen, ermöglicht einen Austausch von Dokumenten und stellt HD-Video-Konferenzen bereit.

Welche Daten werden zu meiner Person verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden unterschiedliche Daten erhoben und verarbeitet.
Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme bereitgestellt haben.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer (Vorname, Nachname, optional Telefon, E-Mail-Adresse, Profilbild, Abteilung, Passwort
• Meeting-Metadaten (Thema (ggf. Beschreibung), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen)
• Bei Aufzeichnungen (MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats)
• Bei Einwahl mit dem Telefon (Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten bei Fragen und Chatfunktion (Um zu ermöglichen Fragen und Anmerkungen per Chat oder Audio zu übermitteln und wiedergeben zu können, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an „Microsoft Teams““ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu beitreten, ist ein Microsoft-Konto erforderlich, welches Sie im Vorfeld oder bei der Anmeldung installieren bzw. aktivieren. Für dieses Konto ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.

Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten um Telefon- und Videomeeting via „Microsoft Teams“ effektiv durchführen zu können. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation

One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, die ihren Sitz in den USA hat.

Soweit personenbezogene Daten von unseren Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Wer bekommt meine Daten?    

Innerhalb der Stiftung CSP e.V. erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Dritte ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn uns gesetzliche Bestimmungen dazu verpflichten.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft“ vorgesehen ist. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen von „Microsoft“ können hier eingesehen werden:  https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern die Session, ob mit oder ohne Aufnahme, unbegrenzt. Die weiteren oben angegeben personenbezogenen Daten speichern wir für den Zeitraum der Erforderlichkeit.   

Das geschriebene Wort im Chat wird bei Bedarf zu Dokumentationszwecken (zB. Protokoll der Sitzung) verwendet. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt nur im Umfang des Auftrags.

Zusätzlich zum Speichern der Aufzeichnung in Microsoft Stream wird im Besprechungschat ein Link zu der Aufzeichnung bereitgestellt, der für sieben Tage verfügbar ist. Vorerst können Gäste und externe Teilnehmer die Aufzeichnung nur einsehen, wenn sie explizit für sie freigegeben wurde. Das Video wird auf unbestimmte Zeit gespeichert.

Persönliche Daten werden so lange bei Teams gespeichert, solange Sie den Service aktiv nutzen.

Werden meine Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

„Microsoft Teams“ ist ein Dienst aus den USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Microsoft“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Wir möchten Sie hiermit darauf hinweisen, dass wir im Rahmen der Videokonferenz den US-Dienstleister Microsoft nutzen. Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, obwohl die EU-Kommission nicht generell ein der EU angemessenes Datenschutzniveau für die USA festgestellt hat. Ihre Daten können dem Zugriff von Sicherheitsbehörden unterliegen, ohne dass angemessene Rechtsbehelfe bestehen. Hierbei werden die EU-Standardvertragsklauseln mit weiteren Umsetzungsmaßnahmen als Grundlage der Übermittlung angewendet.

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Zur Teilnahme an einem „Microsoft Teams- Meeting“ werden geringfügige Daten benötigt. Sollten diese Daten fehlen, lässt „Microsoft Teams“ keine Teilnahme zu.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Widerspruchsrecht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben müssen, jederzeit gegen eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Es können zwingende Gründe für eine weitere Verarbeitung durch uns vorliegen, die Ihre Interessen überwiegen. In diesem Fall würden wir die betroffenen Daten in der Verarbeitung einschränken und ausschließlich für diese Ihnen zu benennenden Zwecke verarbeiten.